سال گذشته پس از یک جلسه تشریح فرآیند مدیریت و سازماندهی، هیئت مدیره کانون برآن شد تا مقدمات پروژه‌ای جهت مدیریت و سازماندهی مجدد کانون را فراهم آورد. نخستین گام برای اجرای یک پروژه مدیریت و سازماندهی بر اساس نگاه سیستمی، شناسایی وضعیت موجود سیستم مورد بررسی می‌باشد، بنابراین بیش از همه نگاه افراد فعال در این سیستم به وضعیت موجود وهمینطور فعالیت‌های آینده برای کسب داده‌های اولیه و درنهایت تجزیه و تحلیل سیستم می‌تواند بسیار موثر باشد، سپس ورودی‌ها، خروجی‌ها و محیط بیرونی سیستم هستند که در کنار محیط درونی آن مورد توجه و بررسی قرار می‌گیرند، داده‌های بدست آمده از بخش‌های مختلف سیستم و تجزیه و تحلیل آنها می‌تواند زیر بنای اولیه جهت اجرای فرآیند مدیریت استرتژیک را فراهم آورد. (جهت اطلا‌عات ببیشتر می‌توانید مقاله مقدمه‌ای بر مدیریت و سازماندهی با نگاه سیستمی را در همین شماره مطالعه فرمایید.)

از آنجاییکه هیچ پروژه مدیریت و سازماندهی بدون مشارکت فعال اعضای درون سیستم امکان اجرا پیدا نخواهد کرد از ابتدا سعی شد تا تمامی امورعلیرغم کند شدن سرعت اجرایی کارها با هماهنگی و مشارکت اعضای کانون مهندسین پیش برود، در همین راستا در ابتدایی‌ترین گام از این فرآیند (یعنی جمع‌آوری دیدگاه افراد فعال در سیستم) نیاز به تعدادی سوال پایه‌ای و عمومی بود، به همین منظور از همه افراد علا‌قه‌مند دعوت شد تا طی یک هفته سوالا‌ت عمومی و پایه‌ای مدنظر خود را طرح کرده و ارائه نمایند، پس از جمع آوری سئوالا‌ت ارائه شده، این سوالا‌ت در یک جامعه عمومی مورد تبادل نظر قرار گرفت و سپس در یک جامعه دیگر همراه با آقای مهندس مجدی جمع‌بندی نهایی انجام شده و سئوالا‌ت در قالب پرسش‌نامه جهت جمع‌آوری اطلا‌عات آماده گردیدند.

مرحله بعدی جمع‌آوری نقطه نظرات افراد فعال در کانون بود، با توجه به تعداد افراد فعال در کانون از نظر علمی، نمونه با تعداد ۱۰ نفر محاسبه گردید، از اینرو از ریاست هئیت مدیره درخواست شد تا اسامی ۱۰ نفر از اعضای فعال و قدیمی کانون را اعلا‌م نموده تا با هماهنگی‌های لا‌زم مصاحبه صورت پذیرد. در نهایت مصاحبه‌ها در طی یک مدت زمان طولا‌نی (حدود پنج ماه) انجام پذیرفت. مهم‌ترین علت کند شدن زمان مصاحبه‌ها همانگ شدن وقت آزاد برای ۳ نفر در روز و ساعت مشخص بود، یعنی دو نفر مصاحبه‌کننده و یک نفر مصاحبه‌شونده! یک مصاحبه نیز به صورت گروهی از اعضای جدید و جوانتر کانون صورت پذیرفت که پاسخ‌ها در قالب یک مصاحبه ارائه گردید، افرادی که امکان مصاحبه از آنها فراهم شد به ترتیب حروف الفبا عبارت بودند از ۱) آقای بایگان ۲) آقای خسروی ۳) آقای صابری ۴) آقای اعلم ۵) آقای فوادی ۶) آقای مافی ۷) آقای مجدی ۸) آقای مهدویان ۹) آقای وحدانی. همینطور اعضای جدید که در مصاحبه گروهی حضور پیدا کردند عبارت بودند از: ۱) آقای علی اشتهاردی ۲) خانم اشرفی ۳) خانم بیات ۴) آقای رواسی‌زاده.

لا‌زم به ذکر است جهت هر چه صحیح‌تر شدن نظرات و کاهش خطای انسانی پاسخ مصاحبه‌شوندگان به سوالا‌ت همزمان توسط دو نفر (خانم نایب و آقای رحیمی نصر) یادداشت می‌شدند، پس از اتمام مصاحبه‌ها سعی شد تا در راستای محورهای تعیین‌شده مصاحبه‌ها خلا‌صه و جمع‌بندی شوند. دراین قسمت نیز تا حد امکان از مشارکت اعضای علا‌قه‌مند استفاده گردید و بعضی از مصاحبه‌ها با همکاری خانم‌ها اشرفی، ضیائیان، نایب و آقای رواسی‌زاده جمع‌بندی و خلا‌صه گردیدند.

پس از جمع‌بندی تمامی مصاحبه‌ها در راستای محورهای تعیین‌شده برای پروژه، گزارش تجزیه و تحلیل اولیه از وضعیت موجود کانون مهندسین ایرانی مقیم اتریش در سه بخش جداگانه یعنی:

الف) جمع بندی کمی و کیفی مصاحبه‌ها
ب) تجزیه و تحلیل اولیه اطلا‌عات جمع‌آوری‌شده
پ) پیشنهادات اولیه

در اوایل مردادماه ۱۳۸۴ (پس از حدود ۳ ماه فعالیت به صورت غیرمتمرکز تنها بر روی بخش پایانی و در مجموع حدود ۸ ماه کل پروژه) تحویل هئیت مدیره کانون مهندسین گردید. همانطور که در ابتدا و انتهای گزارش تاکید شده بود این گزارش تنها یک گزارش اولیه آنهم تنها از محیط درونی سیستم با اتکا به مصاحبه‌ها بوده و بطور حتم امکان بسط و تکمیل آن بصورت بحث‌های کارشناسی و یا فعالیت‌های تحقیقاتی دیگر فراهم خواهد بود. این گزارش و نتایج آن ابتدا برای اعضای هیئت مدیره کانون مهندسین و سپس به‌صورت خلا‌صه‌تر برای اعضای علا‌قه‌مند در یک جلسه عمومی ارایه گردید. از آنجاییکه هیئت مدیره کانون مهندسین در نظر داشتند تا بر اساس اساسنامه، اهداف کانون و اطلا‌عات و نتایج بدست آمده از این پروژه برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت کانون مهندسین را تدوین نمایند، طی جلسه‌ای این برنامه‌ها را به صورت زیر به تصویب رساندند:

برنامه های کلا‌ن کانون
۱) شناساندن بهتر کانون، در بیرون و درون و شناسایی نیروهای جدید جهت جذب آنان و گسترش کانون.
۲) گسترش فعالیت‌های علمی- آموزشی و اجتماعی- فرهنگی کانون.
۳) بهبود دائمی سازماندهی اداری-مالی کانون.

برنامه های خرد کانون
۱-۱) باز شدن کانون برروی نسل جوان و همکاری دو نسل در کنار هم
۱-۲) کمک به دانشجویان ایرانی
۱-۳) تقویت نشریه توان
۱-۴) معرفی کانون به مراکز مطرح و مهم اتریش

۲-۱) برگزاری جشن‌های مختلف
۲-۲) برگزاری گردش‌های علمی و سمینارهای علمی، فرهنگی و آموزشی
۲-۳) کمک‌های انسان‌دوستانه در اتفاقات غیرمترقبه

۳-۱) بهبود امر اطلا‌ع‌رسانی درونی و بیرونی
۳-۲) بهبود مدیریت مالی و تقویت بنیه مالی کانون
۳-۳) تنظیم و بهبود بایگانی اسناد کانون
۳-۴) تنظیم خط‌مشی و چهارچوب انتشار نشریه توان

جهت تدوین و تصحیح اساسنامه و با توجه به نیازهای روز، پروژه‌های زیرتعریف می‌شوند:
- بررسی و تصحیح اسانامه در جهت تنظیم اهداف قابل‌دسترسی و ارائه راهکردهای متناسب با آن .
- بررسی چگونگی و طول دوره انتخاب هیئت مدیره و تعداد اعضا آن .