مقدمه‌ای بر مدیریت و سازماندهی با نگاه سیستمی
مهدی رحیمی نصر • ۱ اردیبهشت ۱۳۸۵ • دانش • شماره ۱۳۸۵ - بهار«طرح‌ها همه هیچ‌اند، اما اجرای برنامه‌ها همه چیز» آیزنهاور
نخستین قدم برای اجرای سازماندهی و مدیریت، وجود نگاه سیستمی به ساختار سازمان، افراد سازمان و محیط سازمان می‌باشد.اما نگرش سیستمی چیست؟ و نخستین قدم جهت اجرای این نگرش کدام است؟
به بیان خیلی ساده می‌توان گفت، جهان پیرامون ما مملو از سیستم‌های طبیعی ومصنوعی است، یک سلول، یک موجود زنده، خانواده، سازمان، یک دستگاه مکانیکی یا الکترونیکی، یک جامعه، یک کشور، کره زمین و… هر کدام نشان‌دهنده یک سیستم می‌باشند که بطور پیچیده‌ای هر یک از این سیستم‌ها درتعامل و تلا‌قی با یکدیگر درحال فعالیت هستند، یکی از ساده‌ترین مدل‌ها برای تعریف یک سیستم داشتن ساختار زیر می‌باشد:
chart will be added
البته باید توجه داشت که ساختار ترسیم شده می‌تواند به نسبت فعالیت‌های هر مجموعه دارای پیچیدگی‌ها و زیر بخش‌های خاص خود باشد.
امروزه اولین تاکید کارشناسان مدیریت و سازماندهی برای تجزیه و تحلیل (Analyse) یک مجموعه داشتن نگرش سیستمی به آن مجموعه می‌باشد به‌طوریکه بتوان هر یک از بخش‌های آن مجموعه یا سازمان را به چهار بخش اصلی مدل سیستم تعریف کرد و یا مرزبندی نمود که این چهار بخش خود در دو محیط درونی و بیرونی قرار می‌گیرند.
هر سیستم حداقل دارای چهار بخش زیر می‌باشد:
۱) ورودی (Input)
۲) پردازش (Process)
۳) خروجی (Output)
۴) بازخورد (Feedback)
اما چگونه می‌توان یک سازمان را به بخش‌های چهارگانه سیستم تقسیم و یا تعریف مجدد نمود؟
یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای تعریف (ویا تعریف مجدد) سازمان به بخش‌های چهارگانه سیستم، استفاده از فرآیند منطقی حل مساله است.
در مباحث مدیریتی، مساله چیزی است که توانایی سازمان یا سیستم را در رسیدن به هدف یا اهداف خود به خطر می‌اندازد به عبارت دیگر بودن مساله این احتمال را بوجود خواهد آورد که سازمان از رسیدن به یک یا چندین هدف از اهداف خود باز بماند، البته باید توجه داشت که در شناخت مساله و تعریف آن دقت فراوانی لا‌زم است تا حوادث و موضوعاتی که معلول یک علت اصلی می‌باشند، خود به عنوان مساله فرض نشوند.
هر یک از بخش‌های ذکر شده شامل گام‌های تعریف‌شده‌ایی می‌باشد که در ادامه تنها بطور خلا‌صه و گذرا این مراحل را توضیح می‌دهیم:
شاید بتوان گفت مهمترین بخش ازطی فرایند حل مساله گام اول یعنی شناسایی و ضعیت موجود می‌باشد. در این مرحله براساس ابزاری که مورد استفاده قرار می‌گیرد در واقع گستره و عمق شناسایی وضعیت موجود تعیین می‌شود، در این مرحله سعی آنست تا از وضع موجود عکسبرداری کامل و واضحی صورت پذیرد، هرچه این عکس کامل و واضح‌تر باشد مراحل بعدی بهتر طی خواهند شد، در گام دوم یعنی تجزیه و تحلیل وضعیت موجود سعی می‌شود اطلا‌عات بدست آمده گروه‌بندی شده و بر اساس اهداف مورد نظراولویت‌بندی شوند. بعبارتی در این مرحله مساله یا مسایل سازمان تعریف می شوند.
در گام سوم منابع سازمان ( ورودی‌ها) تعریف و شناسایی می‌شوند، این منابع می توانند شامل: توان مالی، نیروی انسانی، امکانات و تسهیلا‌ت سازمانی و… باشد، به همین نسبت آنچه بعنوان خروجی سازمان (محصولا‌ت) مدنظر می‌باشد نیز مورد تعریف مجدد و بازشناسی قرار می‌گیرد.
در گام چهارم بر اساس امکانات و منابع سازمان و آنچه باید بعنوان محصول سازمان به آن رسید بهترین راه کارهای اجرایی و فعالیت‌های مورد نظر مشخص می‌شوند، در حقیقت در این گام فعالیت‌های اصلی سازمان (Process) تعریف می‌شوند.
گام پنجم بیشترین زمان را صرف خود خواهد کرد، چرا که در این گام (برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل) سعی می‌شود تا فعالیت‌های اصلی سازمان به صورت فعالیت‌های عملیاتی تعریف شده و در طی زمان مشخصی اجرا شوند. این گام با نگاه استراتژیک می‌تواند دارای مراحل جداگانه‌ای باشد:
پس از این مرحله که خود شامل یک فرایند می‌باشد در واقع مساله حل شده و یا در راستای اهداف سازمان خروجی و یا محصول مورد نظر بدست آمده است باید توجه داشت که در دیدگاه سیستمی همواره مرحله باز خود (Feedback) در هر گامی به ویژه گام برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل حضور خواهد داشت تا با نظارت بر همه فعالیت‌ها و تصمیم ها همه آن ها در چارچوب اهداف سازمان قرار بگیرند، همینطور خروجی‌ها با مقیاس اهداف بررسی‌شده تا تعیین شود سازمان تا چه حد به اهداف خود دست پیدا کرده است و اینکه آیا نیاز به اقدامات اصلا‌حی می‌باشد یا خیر؟ بنابراین نظارت و اصلا‌حیه‌ها گام جداگانه نبوده بلکه گامی است در کنارهمه‌ی گامها.
منابع:
۱) راهنمای اجرائی برنامه‌ریزی استراتژیک، ترجمه: منصور شریفی کلویی، چاپ اول ۱۳۷۶ تهران، نشرآروین
۲) مدیریت بازار یابی (تجزیه و تحلیل، برنامه‌ریزی، اجرا وکنترل)، تالیف: فیلیپ کاتلر، ترجمه: بهمن فروزنده، چاپ اول، ۱۳۸۲ تهران، نشر آتروپات
۳) تحقیقات بازاریابی (نگرش کاربردی)، تالیف و ترجمه: داور ونوس، عبدالحمید ابراهیمی، احمد روستا، چاپ اول، ۱۳۷۵ تهران نشر سمت
